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Come si realizza un manuale di istruzioni?

Ogni istruzione richiede una procedura specifica che cambia in base al prodotto, tuttavia il metodo progettuale da utilizzare è il medesimo e molte operazioni sono comuni. Nell'articolo abbiamo quindi sintetizzato gli aspetti generali da adottare per la progettazione di un'istruzione d'uso.

Le fasi fondamentali per la preparazione di un'istruzione d'uso sono:

redazione dei testi
preparazione degli elaborati grafici
impaginazione
certificazione
traduzione dei testi
stesura finale

1 - Redazione dei testi

Prima della redazione del testo si identificano le normative di riferimento di tutti i mercati di destinazione del prodotto o servizio. Una volta inquadrato anche l'ambito di utilizzo si inizia con la stesura del testo. Lo stile del testo segue delle regole precise, in linea generale deve essere chiaro, conciso e diretto, è importante che non ci siano dubbi interpretativi. Utile è l'adozione dell'italiano tecnico semplificato, un linguaggio controllato con regole di scrittura standardizzate che permette di ottenere testi comprensibili da chiunque e facili da tradurre. Quando la lingua principale è l'inglese si adotta l'inglese tecnico semplificato che è strutturato nello stesso modo.

2 - Preparazione degli elaborati grafici

I disegni sono realizzati prendendo come riferimento un campione del prodotto, le fotografie, i modelli 3d e i disegni tecnici in base alla disponibilità del produttore o del progettista. I disegni sono poi completati da frecce, simboli e altri pittogrammi che aiutano la comprensione del racconto visivo.

Oltre ai disegni si aggiungono tabelle, diagrammi ed altri tipi di elaborati grafici necessari a trasmettere informazioni utili all'utente. Quando un disegno da solo non è esaustivo viene corredato da un testo esplicativo, ma è buona regola privilegiare la parte illustrativa rispetto al testo perché rende più immediata e piacevole la consultazione da parte dell'utente.

Quando l'istruzione viene realizzata per la pubblicazione digitale è possibile integrare contenuti interattivi, animazioni e video.

3 - Impaginazione

I testi e le illustrazioni, anche se ancora in stato di bozza, vengono inseriti in un impaginato, il cui formato è concordato con il committente e lo stampatore. Il formato deve essere adatto, per forma e dimensioni, ad accompagnare il prodotto ed il relativo packaging. Per questo passaggio si utilizza un software di desktop publishing.

La normativa impone anche qui delle regole, ad esempio la dimensione minima che il testo deve avere, la disposizione logica dei contenuti, l'inserimento di determinate informazioni.

Disporre in modo logico i contenuti significa pensare a come l'utente deve ricevere le informazioni, iniziando da quelle più importanti fino a quelle più marginali. Dopo una rapida consultazione l'utente deve essere in grado di utilizzare il prodotto nelle sue funzioni principali.

Prima di inviare il documento all'ente è prassi fare dei test con persone non competenti in materia, per rilevare immediatamente eventuali errori di comunicazione.

4 - Certificazione

La bozza dell'istruzione a questo punto viene inviata all'ente di certificazione, che, come per il prodotto, esegue i controlli per verificare la conformità con la normativa. In seguito l'ente certifica l'istruzione e permette al redattore di ultimare il lavoro.

5 - Traduzioni

Ricevuta la conferma dall'ente, il redattore prepara i testi da inviare ai traduttori. Utilizzando software di gestione delle traduzioni TMS (Translation Management System) e CAT tools (Computer Assisted Translation) il lavoro si velocizza e si semplifica. Questi software inoltre si avvalgono delle memorie di traduzione (TM) che riducono ulteriormente i costi.

6- Stesura finale

Il redattore infine inserisce le traduzioni e prepara i documenti per la stampa o per la pubblicazione digitale.

Istruzioni.design fornisce un servizio completo di redazione di manuali d'uso, istruzioni di montaggio e manuali tecnici.

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